اسناد پر کردن. چگونه به فایل اسناد؟

قبل از پیوستن به اسناد و مدارک با تعداد زیادی از دستورالعمل های لازم در مورد مسائل از سند و مدیریت مدارک مورد نیاز آشنایی کامل ترین. این هنجارها - پیچیده است و شامل تعداد زیادی از جزئیات مختلف کوچک و تفاوت های ظریف. چگونه به لبه دار کردن اسناد گوشه؟ که شامل یک لیست متصل؟ آیا من می توانم دوختن اسناد حسابداری دستگاه termoperepletnoy؟ کارمند مبتدی چیزی به سر و صدا سر خود را.

پوش آور؟

در نگاه اول، روند ثبت نام از مورد و قرار دادن آن در آرشیو بسیار ساده است، اما عمل نشان می دهد مخالف است. در صورت تخلف از هر یک از قوانین نهاد دفتر حاضر به قبول تجارت کاغذ، و شما باید برای شروع کار دوباره. اگر چنین وضعیتی است در زندگی شما رخ داده است، مقاله ما را - ما سعی خواهیم کرد به مرتب کردن این موضوع.

اسناد چرا بخیه؟ آیا مقررات که تحت آن این روش تنظیم شده است وجود دارد؟ بله، و بسیاری از آنها. ما در حال صحبت در درجه اول در مورد توصیه ها روش شناسی در مدیریت پرونده، که در دسامبر 2009، منظور از بایگانی دولت تصویب شد. در نوبت دوم - GOST 51141، اختصاص داده شده به آرشیو کسب و کار و اداری شامل تمام تعاریف و اصطلاحات لازم است. علاوه بر این، دیگر هنجارهای قانونی وجود دارد که بر اساس آن اسناد و مدارک کراس لینک.

بیایید با پوشش شروع

نه تنها با پوشش - اگر تئاتر با آویز، پس از آن روش ما آغاز می شود. و انتخاب یک مقوا "پوسته" - یکی از اولین وظایف در روند "بسته بندی" از سند است. در نگاه اول، شما یک تفاوت بین بسیاری از انواع موجود را پیدا کند. اما به دنبال نزدیک تر، شما را در درک که پوشش استاندارد هستند، غیر استاندارد، و برای ذخیره سازی طولانی مدت استفاده می شود.

در اغلب موارد شما می توانید فرمت پوشش استاندارد 229h324 میلی متر دیدار خواهد کرد. این است که در تمام مواردی که حجم نمونه ورق استاپلر استفاده می شود. اگر به هر دلیلی سند دارای پارامترهای نسبتا مشخص و ظاهر، نیاز به یک پوشش تنوع غیر استاندارد. برو به آخرین ذهن مربوط است که که در آن اسناد از 25 سال یا بیشتر ذخیره می شود.

طبق قانون، از جمله پوشش می دهد تنها از مقوا جامد در اثر زندگی کاری قابل توجهی ساخته شده است. باید اقداماتی برای حفظ نوع سند مناسب و مناسب بودن آن برای استفاده پس از یک دوره جدی از زمان. اسناد در نظر گرفته شده برای تحویل در بایگانی دولت، ذخیره شده در یک پوشش از یک ماده ساخته شده مانند مقوا فاقد اسید.

اجازه دهید در مورد تعدادی از ورق های صحبت

قبل از اینکه شما فایل اسناد موضوعات درست، همه از آن ملزم به در توالی صحیح اضافه شده است. سپس شماره آزمون انجام شده توسط یک مداد معمولی ساده است. قانون اصلی این است - آن است که لیست شماره ها به جای صفحات سند. ارقام عربی چسبیده به هر ورق در گوشه سمت راست بالا. علاوه بر این، علائم ما به "خزیدن" بر روی متن مورد نیاز نیست. توسط تعداد کل ورق صدق نمی کند اسناد موجودی.

چه پیچیدگی های خاص در شماره وجود دارد؟ اگر تعداد اسناد گشاد برگ شامل یک نامه یا برخی از چنین، برای اولین بار توسط یک پاکت نامه برشمرده و سپس به نوبه خود - هر جاسازی شده در ورق های خود. اگر تعداد واحد های دریافتی - بیش از 250، ساخته شده به آن تقسیم به حجم های متعدد. و هر یک از آنها شماره خود را دارد.

در داخل اسناد کسب و کار آرشیو ممکن است وجود داشته باشد، که خود شماره صفحه جداگانه خود را، برای مثال، از انتشار نشریات. با این حال، پردازش مورد در آرشیو، آنها برشمرده شده توسط، در میان دیگران، بدون اخلال در نظم عمومی.

اگر یک لیست تو در تو یک فرمت بزرگ است، آن تصمیم به گسترش و رقمی در گوشه بالا سمت راست. آن را باید دسترسی آزاد به متن ارائه شده است. اگر در هر یک از ورق های قطعات از عدم امکان جدایی خود را جا به جا، همه از این پک به عنوان یک شماره. در این مورد، آن را حتما به تدوین موجودی از هر یک از قطعات چسب است که در پشت یا در فضای آزاد است. نشانه ای از سند جا به جا از اطمینان باید در نوشتن و یا در یادداشتهای موجودی در کل از نشان می دهد نام باشد. در اغلب موارد این سرمایه گذاری چک آزاد، بیانیه و یا تصاویر.

رفع اشکال و فهرست اسناد

در مورد زمانی که در این دوره از عملکرد مجاز برخی از خطا خیلی جدی (به عنوان مثال، قلم جفت ورق) به جای کل آرایه دوباره renumbering می توانید نامه طراحی استفاده کنید. در این مورد، اعداد بر روی ورق دیگر تغییر نکرده است. الغای چنین خطاهای تنها بر توافق با کارکنان آرشیو امکان پذیر است. اگر خطا ناخالص شناسایی، سند خواهد شد دوباره شماره. اعداد قدیمی در حالی که عبور از به آرامی به عنوان امکان پذیر است و قرار دادن امکانات جدید. در این مورد، به روز شماره دوباره گفته کتیبه اطمینان.

بدون موجودی شما هیچ آرشیو پذیرفته نخواهد شد. اطلاعات موجود در آن، برای نام سند، تاریخ نقاشی، حاشیه نویسی و به طور مستقیم یک جدول نشان دادن شماره سریال ورق، تعداد یادداشت ها و (در صورت لزوم). تکمیل تمام اطلاعات در مورد تعداد اسناد در قالب اعداد، کلمات تکرار، و سپس همه توسط منشی با نام جزئیات countersigned

چگونه به پرونده موضوع اسناد

از آنجا که روش اتصال عرضی باید که تمام مواد لازم و ابزار را در نوک انگشتان خود را تضمین می کند. علاوه بر کسب و کار خود نیاز به یک درفش، سوزن، مقوا برای اسناد تشکیل پرونده و موضوعات خاص است. همانطور که جوراب زنانه ساقه بلند آخرین ریسمان بانک، موضوع شدید یا proshivnymi L-210. آخرین نوع مورد استفاده برای نیازهای دفتر بیشتر.

در آغاز سند از هر کلیپ های کاغذ یا سایر اشیاء فلزی حذف، و سپس ورق های مورد صاف شسته و رفته پشته. در سمت چپ در زمینه فضای سوزن سه سوراخ و یا درفش است. محل آنها را در وسط از بهترین فضای آزاد در نظر گرفته شده برای دندانه چپ، یعنی در فاصله حدود یک و نیم سانتی متر است. این مشاهدات مهم است - چون در غیر این صورت پس از پر کردن اسناد آنها به خواندن دشوار خواهد بود.

نکات برای راحتی

اگر سوراخ لبه های صاف برای شما بسیار مهم است، یک پانچ سوراخ. اما به یاد داشته باشید که تعداد بسیار زیادی کاغذ آن را "بیش از حد سخت". اطمینان حاصل شود که تمامی سه سوراخ در ارتفاع یکنواخت و واقع شد از هم جدا شده توسط فاصله حدود 3 سانتی متر فاصله است. متوسط از آنها باید در وسط صفحه قرار میگیرد.

برای جلوگیری از آسیب به ورق پوشش و سقوط از کسب و کار است که اغلب توصیه به جای چشمک زن جلو و عقب تقویت تکه مقوا. از طریق آن می توان از قلم موضوع. عادی اندازه آن - 70 سانتی متر، اما در هر صورت آن را به ضخامت پشته بستگی دارد ..

به عنوان سوراخ سوراخ شده 3

در اینجا محتویات این الگوریتم اسناد تشکیل پرونده می باشد. اول، سوزن از طریق وسط دهانه های ارسال شد، با پشت پایان آن را ارسال باقی مانده است. vdet در بالای سوراخ آن است. در نتیجه، هر دو انتهای پشته در گردش دوخته ورق های نمایش داده شود. سوزن از طریق پایین سوراخ کشیده و رسم رشته در طرف مقابل. و سپس دوباره سوزن به سوراخ مرکز را حذف. بنابراین موضوع ما را از طریق تمام سوراخ لزوم، و پس از آن هر دو به پایان می رسد به پشت سند یک گره قوی بسته گرفته شد. به پایان می رسد به طول حدود 5 سانتی متر باقی می ماند.

به طور مستقیم در مجمع یک تکه کاغذ را با کلمات اطمینان چسب. در زیر ما در تکنولوژی تولید آن نگاه کنید.

این سند می تواند دوخته شده و با 4 سوراخ. چگونه آن را انجام؟ این روش پیچیده نیست. چهار سوراخ به صورت عمودی متقارن با آرایش روی یک محور مشترک با مشت زد. ترک موضوع دم در سمت عقب از افتتاح اولین، انجام بخیه سیستم عامل پس از آن بستن گره در بالا توضیح. سیستم عامل باید دو بار به منظور حصول اطمینان دوام و قابلیت اطمینان تکرار شده است.

کتیبه تضمین

در مرحله بعدی پس از شماره و سیستم عامل - عرضه کسب و کار ما از کتیبه اطمینان. آن چیست؟ این برچسب سانتی متر اندازه 4X6 با متن "با هم کوک و ورق های تخت شماره ..." (شماره خود را با یک شماره مشخص، و کلمات). کشورهای بیشتر موقعیت کارمند، مدیر تاریخ و امضای شخصی را مستند کند. اگر شما می خواهید به مهر و موم صدور گواهینامه، آن را نیز باید توجه کرد. کتیبه در بالای چسب گره ما گره خورده است راهنمایی از رشته های که در این مورد باید آزاد بمانند. امضا مطرح در پایان از این روش، زمانی که چسب خشک شده است. این کار برای جلوگیری از گسترش است. چاپ (در صورت وجود) اضافه نمودن بخشی به بخش ورق بر روی برچسب خود را.

و تنها پس از یک بخیه، شماره، امضا مهر و موم شده و مهر و موم، می توان آن را به آرشیو فرستاده می شود.

قابل شرب کتیبه تضمین را به جدی و توجه. این بود که - مستند شواهد مورد ایمنی. در صورت تخلف از تمامیت آن و یا سند تعصب می چالش خود را در دادگاه پذیرفته می شود بدن کنترل، و یا شاید.

چرا و میدوزد

این الزامی است تمام اسناد استاپلر، به دلیل برای پر کردن در آرشیو و یا در هر یک از سازمان های بازرسی که به آن مقامات مالیاتی، صندوق بازنشستگی و بسیاری از این. شما نمی توانید به تماس اسناد چسب و یا استاپلر با استفاده از یک جزء اصلی هر چیزی. همانطور که قبلا اشاره شد، در مورد رسیدگی به عدم انطباق آن شما به سادگی نمی خواهد بپذیرد.

این رویه در درجه اول اسناد و مدارک موضوع متعلق پرسنل و حسابداری می باشد. کسانی که پردازش از سال بعد به پایان رسانده اند باید در آرشیو از سازمان و یا شرکت سپرده خواهد شد. موسسات آرشیوی ویژه انتقال مورد با دوره قبلی حفظ قانونی است. این است که توسط قانون بسته به نوع سند تعیین می کند،. به عنوان مثال، حداقل 75 سال مورد نیاز برای حفظ سوابق دفتر اسناد رسمی، کتاب ها و اسناد از حساب های اقتصادی اطلاعات پرسنل.

عمر مفید نقشه های طراحی بسیار کوچکتر - تنها 20 سال سن. مستندات عکس ساخته شده را به مراقبت از 5 سال است. موسسات آرشیوی باید در مورد هر دو شرکت های دولتی و خصوصی سپرده شده است. وظیفه هر بازیگران غیر دولتی - به این نتیجه با خدمات آرشیوی فدرال این قرارداد.

باید به خاطر آن است که سند سیستم عامل حق دارد تنها یک کارمند، که این تعهد در شرح شغل نوشته شده باشد. در مورد سند مرکب با کیفیت پایین ارائه می دهد برخی از تحریم، به خصوص در مورد تغییرات و یا عدم خاصی صفحات مهم.

اجازه دهید ما به بند تکنولوژی بازگشت

روش ارتباط متقابل در بالا شرح مناسب برای هر دو پشتیبان گیری و بازرسی مالیات هستند. در 5 سوراخ در اغلب موارد - اما از پر کردن اسناد حسابداری، ذخیره شده برای مدت زمان طولانی (بیش از 10 سال) باید به خصوص قوی باشد. از اطمینان از کتیبه بر روی یک دستمال کاغذی خاص ساخته شده، به منظور وضوح قابل مشاهده برچسب واقع در زیر واحد است و بدون شک در مورد درستی از سند وجود دارد.

اگر شرایط از سوراخ دفتر پانچ بنشس لوازم التحریر معمولی، پس از آن، در صورت لزوم، به صدور حجم زیادی از اسناد کاغذی (به عنوان مثال، در چاپ) استفاده از تجهیزات حرفه ای در قالب ماشین آلات حفاری یا یک دستگاه اتصال. این ساز قدرت جدی و می توانند به صورت دستی و مجهز به یک درایو الکتریکی.

مکانیزم دستگاه

اساس این سیستم و یا ماشین آلات - روش کلاسیک با استفاده از چشمه. مانند یک ماشین صحافی با یک دستگاه برای سوراخ مجهز شده است. یکی دیگر از مکانیسم از سند در بهار سیخ پلاستیک، و پس از آن در بالا و پایین از واحد اضافه مقوا یا پوشش پلاستیکی.

استفاده از اتصال دستگاه امکان اتصال اسناد بسیار بزرگ است. ضخامت بلوک ممکن است تا 500 صفحه باشد. و همچنین - توانایی حذف و یا مکمل صفحات و ورق های سند در حال حاضر محدود شده است. معایب، کاملا جدی است و پیچیدگی بیش از حد قدرت بالا نیست.

اگر دستگاه صحافی برای اسناد تشکیل پرونده مجهز به فنر فلزی است که به یک مرحله خاصی را تعیین و سوراخ، به ترتیب، به آن، بلوک های کاغذی هستند در فولاد فنری انعطاف پذیر، که پس از فشرده و قفل شده است استفاده می شود. مزایای استفاده از این دستگاه با چشمه های فلزی - شکل نهایی ارائه بیشتر و بهبود قابلیت اطمینان در مقایسه با اتصال چشمه های پلاستیکی. اما در همان زمان برای وارد کردن یا حذف ورق های بدون آسیب غیر ممکن است.

علاوه بر بهار، دستگاه های عامل در اصل از اتصال به شانه پلاستیکی، که دندان حلقه وجود دارد. همچنین در مارپیچ اتصال، آشنا به ما بر روی میز تقویم، نوت بوک ها و خاطرات وجود دارد. پس از مشت زدن سوراخ هایی در آنها زخم مارپیچ (3-4 تبدیل دستی، از سوی دیگر به طور خودکار).

پیشرفت در جا نمی زند

چه حرارتی الزام آور است؟ این یک ماشین مدرن برای اسناد تشکیل پرونده، که به سرعت می تواند و اتصال غیر قابل جدا شدن آنها است. با termoperepletnyh دستگاه می تواند تعداد زیادی از مواد تکمیل، و همچنین در قرعه کشی تا نسخه فردی است. این نوع ویژه مناسب گزارش ها، قراردادها و مواد تبلیغاتی فرستاده خواهد شد.

دستگاه از این نوع کار با استفاده از اتصال termokoreshkov و termooblozhek داشتن رنگ ها و اندازه های مختلف. بسته به تعداد ورق انتخاب termooblozhka مورد ضخامت خاص، و سپس همه با هم در دستگاه قرار داده شده. در سمت داخلی پایان پوشش لایه کرک از چسب پلیمری. دستگاه با یک عنصر گرمایش است که توسط آن پلیمر ذوب شده و تمام ورق در لایه گرم مهر و موم شده ارائه شده است.