فهرست اسناد. فرم ها و قواعد ترکیب آن

اصطلاح "موجودی" آشنا نه تنها کارمندان، بلکه متخصصان از دیگر صنایع و سازمان است. او اغلب در مقالات و برای مقاصد خاص در اسناد همراه آن یافت می شود.

این سازمان در آرشیو

هنگامی که اسناد ماموریت اصلی خود را به انجام برسانند، تبدیل شدن آنها عملا در حال حاضر بی فایده است. برخی از آنها از بین می روند، و بقیه در حافظه خاص، که به نام آرشیو ارسال می شود. در اینجا اسناد پردازش، روشمند و و تعیین در پیش در ذخیره سازی این سایت متعلق به این اتاق است. این مرحله در نظر گرفته شده گذشته در کاغذ بازی. همه بسته بر ماندگاری، و به طور جداگانه باید از اسناد برای ذخیره سازی موقت و دائم، و همچنین موارد در هیات لیست. هر شرکت (سازمان) در پایان سال جمع آوری اسناد رسمی برای انتقال به آرشیو. این مسائل معمولا بایگان مشغول اند. اگر با این حال، نیروی انسانی شرکت می کند مانند یک واحد ندارد، کار توسط متخصصان HR تحت هدایت کارکنان آرشیو انجام شود. آنها موجودی اوراق بهادار منتقل شده توسط بخش های فردی را تشکیل می دهند، بر اساس که توسط یک لیست خلاصه ای از اسناد در سراسر شرکت تشکیل شده است.

مجموعه ای از اسناد به کار

گاهی اوقات یک شهروند موضوع خاص و یا سازمان باید نه یکی، بلکه چند اسناد رسمی ارسال کنید. برای مثال، یک وضعیت که در آن برای ساخت و ساز از یک رقابت بین احزاب در حق ورود به قرارداد. هر متقاضی باید کمیسیون با اسناد از انواع مختلف، ارائه پیشنهاد، اجازه این مقاله به انجام فعالیت های ساخت و ساز، تشکیل دهنده و اسناد دیگر. همه این است که به یک بسته واحد و با اشاره به اعضای این کمیته. در داخل آن باید به عنوان یک موجودی از اسناد، که لیست همه چیز است که به نمایندگی از یک سازمان خاص است. این نوع از لیست یا ثبت نام. چنین مقاله به طور معمول از یک الگوی خاص ساخته شده است. بسیار ساده است. در بالای جدول در وسط به نام "لیستی از اسناد" نوشته شده است. درست در زیر توضیح می دهد که در آن و توسط چه سازمانی که آنها ارائه شده است. سپس یک جدول شامل چهار ستون وجود دارد:

1. تعداد سفارش.
2. نام و نام خانوادگی از سند است.
3. صفحه در سند و s__ po__.
4. تعداد صفحات در سند

آن را با یک جدول خلاصه از خط، که نشان می دهد تعداد کل صفحات در مجموعه منتقل پایان می رسد. این مانع از دست دادن احتمالی و یا جانشینی اوراق بهادار ارائه شده برای در نظر گرفتن.

ساخت وزیر

با سابقه مناسب نگه داشتن تمام اسناد و مدارک در این شرکت در پایان سال و پردازش می شوند را به عمل گروه بندی می شوند. قطعات ساخته شده مطابق با نامگذاری تایید، و همچنین قوانین به طور کلی پذیرفته:

1. اسناد و مدارک در یک سال تقویمی تنها تولید می شود. به عنوان یک استثنا در مورد مقالات را ببینید طبیعت نورد می تواند در اسناد و مدارک خدمات یک مورد برای چندین سال ترکیب شده است.
2. قرار دادن اوراق بهادار است از بالا به پایین ساخته شده است.
3. همه ورق لزوما شماره. این است که برای اطمینان از یکپارچگی داده ها در طول ذخیره سازی. شماره باید در مداد در گوشه سمت راست بالا انجام می شود.
4. اگر لازم باشد، آن را به منزله موجودی داخلی اسناد امضا شده توسط کارشناس، که در آن بود.
5. کاغذ دوخته شده است.
6. کشیده ورق شاهد.
7. برای هر مورد پوشش از الگوی استاندارد ساخته شده است. آن را باید نام کامل شرکت و یک واحد خاص باشد. بعد یک کد دیجیتال ویژه مربوط به نامگذاری است. پس از آن نشان می دهد تاریخ و پایان نهاد مورد. و در پایین با برچسب عمر مفید.

پستی

هنگام ارسال برخی بسته، بسته یا نامه ارزشمند را با محتوای ارسال شده به اسناد موجودی. فرم می توان آن را در هر اداره پست گرفته شده است. آن را در زیر تعداد فرم 107 را اجرا می کند و یک نوع سند، که حاوی اطلاعات دقیق در مورد تعداد و محتوای با ارزشی است. قیمت موضوع فرستنده خودش تصمیم می گیرد. اگر او در می یابد که یک سند از ارزش کمی بود، ستون مربوطه از فرم قرار دادن یک خط تیره. پرسشنامه های جاسازی شده در یک پاکت نامه یا بسته بندی به طور مستقیم در اداره پست. بخش کارگری در حال بررسی صحت ثبت نام و فرم مطمئن مهر و موم. پرسشنامه در دو نسخه قرار داده است. یکی همراه با اسناد و دیگر باقی می ماند لازم با صاحب بسته های فرستاده شده. این کار برای اطمینان حاصل شود که در صورت یک وضعیت درگیری قادر به تایید هر واحد سرمایه گذاری شده است. پس از آن، پاکت (پاکت یا بسته) مهر و موم شده است، و به مقصد ارسال می شود.