مدیر حرفه ای سند: شرح شغل

گردش سند جزء مهم فعالیت و یک الزام اجباری مدیریت هر موسسه، سازمان، شرکت است. مقالات تجاری باید به طور صحیح تدوین شوند، به طور سیستماتیک ذخیره و بهینه منتقل شوند. با توسعه اقتصاد، جریان اطلاعات و تعداد اسناد در تمامی حوزه های فعالیت انسانی افزایش می یابد. بنابراین، در حال حاضر، تقاضای رو به رشد برای یک حرفه نسبتا جدید - یک متخصص سند وجود دارد.

مدیر سند چه کسی است؟

کارشناس سند یک متخصص است که مسئول ضبط و ضبط اسناد و مدارک است. حرفه های نزدیکی دبیر، آرشیو، کارمند هستند.

اسناد مدون مدیریت باید به درستی مطابق با استانداردها طراحی شده و به کارکنان و دقیقا کسانی که برای سفارشات آنها طراحی شده است، به آنها اطلاع داده شود. اسناد دارای ویژگی منسوخ شدن، خروج از گردش هستند. در این مورد، آنها باید مطابق با اقدامات قانونی در زمینه نگهداری و طبقه بندی در بایگانی مرتب شوند. همه اینها توسط یک مدیر سند انجام می شود.

وظایف رسمی یک متخصص سند ممکن است خسته کننده باشد. اما این فقط در نگاه اول است. از طریق دستیار متخصص سند، به ویژه اگر او مسئول نقل و انتقال سند در شرکت است، تمام جریان اطلاعات عبور می کند، می تواند از اسناد تمام ادارات پیروی کند و مکانیزم های فعالیت و توسعه شرکت را درک کند.

در سازمان های بزرگ، وظایف متخصصان در کار با اسناد معمولا تقسیم می شوند: ثبت نام، ثبت نام، ورود به پایگاه داده الکترونیکی، کنترل اجرای، ذخیره سازی، افراد مختلف و حتی کل واحدها.

چه مدیر سند باید بداند

به منظور صحیح کامپایل اسناد که در آن اطلاعات ارائه شده به طور خلاصه، به وضوح و واضح، متخصص باید هدف و اشکال از طراحی تمام انواع اسناد را می دانم . برای شناختن یک سند قانونی معتبر، باید اصول قانون را داشته باشد.

از آنجایی که بسیاری از اسناد در رسانه های الکترونیکی ذخیره می شوند و تبادل اطلاعات کامپیوتری مورد نیاز است، مدیر سند باید نرم افزار را درک کند. این باید پایگاه داده های الکترونیکی ایجاد کند و بتواند با پرسنل سیستم های خودکار برای ایجاد، ذخیره و انتقال اسناد توضیح دهد.

برای ذخیره اسناد در بایگانی، متخصص باید قوانین و شرایط فنی خاصی را بداند. هدف اسناد و محرمانه بودن آنها، شرایط و شرایط ذخیره سازی - بر این اساس، شما باید اسناد را در بایگانی مرتب کنید و سپس یک سیستم جستجوی موثر ایجاد کنید.

وظایف متخصص سند

وظایف یک متخصص سند در یک موسسه شامل می شود

- تدوین، حسابداری، ذخیره سازی و کنترل اسناد؛

- ساماندهی گردش سند و تضمین حرکت اسناد؛

- سازماندهی جریان مطلوب سند در سازمان؛

- سازمان ذخیره سازی و توسعه طبقه بندی اسناد و مدارک؛

- مرتب سازی، بررسی ارزش و انتقال به آرشیو اسناد با اعتبار منقضی؛

- تنظیم اسناد دریافتی؛

- توسعه فرم های استاندارد و تبلت های سند؛

- ایجاد پایگاه داده های اسناد با ایجاد شماره های ثبت نام و شاخص ها و آدرس های الکترونیکی ذخیره سازی؛

- آماده سازی مواد لازم برای جلسات، مذاکرات و جلسات.

وظایف اصلی مدیر سابق، در واقع، همان، اما با سهم بیشتری از مسئولیت، به علاوه وظایف به کارکنان سطح پایین انجام دهد.

وظایف متخصص سند در یک موسسه آموزشی

محقق سند در یک موسسه آموزشی باید علاوه بر سایر قوانین قانونی، قانون RF "در زمینه آموزش" را بداند. از آنجا که مهدکودک ها و مدارس دارای کارکنان محدود هستند، مدیر اسناد وظیفه هر دو کارمند، کارمند و کارگر را در بر می گیرد، در کار با توصیه های روش شناختی در مورد کار با اسناد در موسسات آموزش عمومی هدایت می شود (نامه وزارت آموزش و پرورش فدراسیون روسیه از تاریخ 02/12/2000، شماره 03-51 / 64)

وظایف متخصص سند در مهد کودک، علاوه بر این، شامل تهیه پیش نویس قرارداد های کاری با کارکنان و ثبت پرونده های شخصی، نگهداری از کتاب های کودکان است. او همچنین با میز ثبتنام نظامی کار می کند و در صورتی که موسسه مسئولیت نظامی دارد، اسناد مربوطه را نگهداری می کند.

وظایف شغلی افسران در مدرسه با تهیه پیش نویس اسناد اداری در مورد جنبش مشروط و ثبت پرونده های شخصی، نگهداری کتاب الفبایی دانش آموزان و ساعت کار مدرسه، پردازش و پردازش پرونده های شخصی دانشجویان در بایگانی، تکمیل می شود.

موسسات آموزشی عالی نه تنها فعالیت های آموزشی، بلکه علمی نیز را انجام می دهند.

وظایف یک کارشناس سند در دانشگاه یک متخصص را به حداقل می رساند به طور کلی مشخصات نمایه یک استاد خاص را درک می کند، زیرا او باید اسناد را برای جلسات و جلسات آماده کند و پروتکل ها و مکالمات تلفنی خود را از طرف نماینده اجرا کند.

ویژگی های شخصی مدیر سند

ذهنیت مهم ترین کیفیت مدیر سند است. دقت، دقیق بودن و مسئولیت، لیستی از ویژگی های شخصی لازم برای کار با مقالات تجاری را تکمیل می کند. خطاهای داده ها، نقض قوانین، از دست رفتن اسناد می تواند هزینه های یک شرکت را هنگام قرارداد یا ممیزی پرسنل هزینه کند.

مقدار اطلاعاتی که یک مدیر سند در حال کار است نیاز به یک حافظه خوب دارد.

برای کار در هر زمینه، در هنگام کار با مقالات و در زمینه مدیریت پرسنل - و مهارت های سازمانی، و خلاقیت و مهارت های ارتباطی، او نیاز به سرسختی و سواد دارد.

تنظیم اهداف درست و کار با ساختار شرکت، به اصطلاح ویژگی های کارآفرینی، شما نیاز به یک سند برای سازماندهی گردش کار بهینه و طبقه بندی.

اغلب در شرکت های کوچک، یک مدیر سند به تنهایی کار می کند. سازماندهی، نظم و کنترل خود کمک به سازماندهی کار موثر می کند.

الزامات مستند سازی

چارچوب قانونی جامع برای مدیریت اسناد نیاز به آموزش حرفه ای دارد. بنابراین، هنگام درخواست کار، شما نیاز به یک دیپلم از یک موسسه عالی یا یک موسسه آموزشی ویژه در زمینه "Documentology"، "پشتیبانی مستند سازمانی". همچنین تخصص های مرتبط "مستند سازی در قانون" یا "حمایت از اطلاعات شرکت" وجود دارد.

اقدامات قانونی و وابسته، اسناد نظارتی، نظارتی و اداری سازمان های بالاتر مرتبط با گردش سند، الزامات عمومی برای اسنادی است که مدیر اسناد باید بداند. وظایف رسمی به دانش و یا حداقل مبانی آنها در روش تجزیه و تحلیل، تحقیق، طراحی، پیاده سازی و توسعه سیستم های اسناد، طراحی و بهره برداری از سیستم های کنترل خودکار نیاز دارند. سازمان تجارت آرشیو و اساس برنامه ریزی.

مزایا و معایب حرفه متخصص سند

حرفه یک متخصص سند جهانی است. دیپلم و دانش تخصص، اجازه می دهد فارغ التحصیلان در هر سازمان کار کنند، زیرا گردش سند در همه جا است. این مزیت اصلی این حرفه است.

مزیت دوم می تواند فرصتی برای کار به عنوان یک مدیر، آرشیو، کارمند، معاون دستیار، مدیر دفتر، معاون مدیر و نه فقط متخصص سند باشد.

علاوه بر این، علیرغم روال ظاهری کار، مدیر اسناد در مرکز جریان اطلاعات در سازمان قرار دارد و تقریبا تمام اسرار آن متعلق به آن است. گاهی اوقات، به استثنای مدیریت ارشد، تنها صاحب این اسرار است.

تجربه و رگه های کارآفرینی به مدیر سند اجازه می دهد تا در صورت لزوم سازماندهی کسب و کار خود را برای ارائه خدمات اطلاعاتی.

مزایای این حرفه همچنین می تواند به کار در دفتر در شرایط مناسب، بدون توجه به مشخصات شرکت و یک برنامه کاری دقیق.

نقاط ضعف مدیریت حرفه ای مدرک یکنواختی و مهمتر از همه یک مسئولیت بزرگ است.

یک مدیر سند کجا می تواند کار کند؟

از آنجا که متخصصین سندیکا که در این زمینه آموزش دیده اند می توانند با انواع اسناد (حسابداری، پرسنل، علمی و فنی) کار کنند و در سازمان های مختلف تقاضا می شود:

- در نهادهای دولتی، هم محلی و هم دولت؛
- در سازمان های مدیریت اداری؛
- در خدمات آرشیو و مستندسازی موسسات مهندسی و طراحی و پژوهش، در بهداشت عمومی، بایگانی، کتابخانه و موزه، ساختارهای اجرای قانون؛
- در خدمات اداری و ادارات ساختارهای تجاری: کار دفتر، مدیریت دفتر، مدیریت پرسنل؛
- در کسب و کار در توسعه سیستم های اطلاعاتی، مشاوره مستندات، ممیزی امنیت اطلاعات.

رشد حرفه ای متخصص سند بستگی به محل کار دارد. در سازه های بزرگ، او می تواند به مدیر امور، در ساختارهای کوچک - به دستیار سر. بالا از کار مستند می تواند تهیه اسناد برای دولت و رئیس جمهور فدراسیون روسیه در نظر گرفته شود.