اسناد الکترونیکی بین سازمان: چگونه کار می کند؟

مدیریت اسناد الکترونیکی (EDM) - یک راه سریع برای به اشتراک گذاری اطلاعات بر اساس استفاده از اسناد الکترونیکی با امضای مجازی. او مدتها است در کشورهای توسعه یافته در جهان به عنوان یک ابزار موثر برای کسب و کار عملیاتی شناخته شده است.

قلب

اسناد الکترونیکی بین سازمان - مجموعه ای از فرآیندها برای ایجاد، پردازش، مدیریت، انتقال، اکتساب، تعمیر و نگهداری، استفاده و نابودی اسناد. همه این فرایندها هستند پس از چک کردن یکپارچگی و تایید دریافت مدارک انجام شده است.

قوانین گردش کار میان نهادهای قانونی است که با توافق از احزاب انجام شده است. تبادل اطلاعات است که با استفاده از امکانات ارتباطات از راه دور، و اسناد ذخیره شده در رسانه های الکترونیکی انجام شده است. عمر مفید از اطلاعات حسابداری باید بیش از آن است که در سطح قانون گذاری تنظیم نشده است.

سازمان ها می توانند با یکدیگر اسناد رسمی و غیر رسمی با امضای شرکت کنندگان ارتباط برقرار کنید. در بخش کسب و کار این ممکن است شامل: فاکتورها، موافقت، فاکتورها، قراردادها، توافقنامه، سفارشات، اعلامیه، وکالت، و غیره اطلاعات را می توان در قالب متن، جدول و فایل های گرافیکی منتقل می شود.

هدف از معرفی EDI

شرط لازم برای معرفی EDI می تواند:

• کاهش کار معمول؛
• کاهش از دست دادن اسناد؛
• "شفاف" کار با اسناد.
• افزایش نظم و انضباط عملکرد - افشای اسناد در مدت زمان مشخص، و غیره ...

در میان اهداف کمی می توان به شرح زیر مشخص شده است:

• کاهش زمان پردازش سند 10 بار.
• کاهش هزینه های دفتر در نیم.

اسناد الکترونیکی بین سازمان: چگونه کار می کند

با توجه به قوانین داخلی، اسناد الکترونیکی بین سازمان است و با رضایت هر دو طرف انجام شده است. برای تبادل داده ها، لازم است که همه شرکت کنندگان به تجهیزات از اپراتور متصل شدند. در مرحله بعد، کاربر نیاز به ارسال یک درخواست برای اضافه کردن به لیست پیمانکاران. پس از شرکت کنندگان سیستم تایید می توانند ارتباط برقرار.

ماژول EDI را مجبور به انجام توابع زیر است:

• دعوت از پیمانکاران برای تبادل اطلاعات.
• تولید یک کتاب آدرس.
• یکپارچه سازی با نرم افزار حسابداری مانند 1C.
• ثبت نام و رمزگذاری اسناد.
• مکاتبات ساختار.
• نظارت بر وضعیت حروف.

سند الکترونیکی بین سازمان با استفاده از گواهی انجام شده است. اتصال به یک سرور و احراز هویت از طریق یک گواهی دیجیتال شخصی انجام می شود. امضای الکترونیکی به هر کاربر در سیستم صادر شده، ذخیره شده بر روی رسانه های الکترونیکی محافظت شده و پین کد رمز. کاربر باید رمز ورود خود را به دفتر شخصی را وارد کنید. تنها پس از آن دسترسی به اسناد خود را دریافت کنید.

آغاز یک فرایند مبادله می توانید هر عضو از سازمان، متصل به سیستم. قبل از اینکه شما یک سند ارسال را به شخص دیگری، باید آن را با امضای الکترونیکی امضا شود. این عمل با استفاده از برنامه "رمزنگاری" انجام شده است. سند از طریق EDI ارسال می شود. کارمند قراردادی به اطلاع رسانی از یک سند جدید دریافت می کند. اگر او آن را می پذیرد، او نیز قرار می دهد EDS. اگر شما می خواهید برای ایجاد تغییرات به سند، آن را ایجاد نسخه الکترونیکی جدید آن است. پس از اتمام ویرایش شما می خواهید برای ذخیره تغییرات با استفاده از امضای الکترونیکی. این سند است و سپس به تغییرات به مقابل ارسال می شود. در صورت لزوم به اطلاعات تطبیق الکترونیکی.

اگر می خواهید یک بار دیگر تغییرات را، پس از آن تمام مراحل دوباره تکرار می شود. اگر ادعا می کند به نسخه جدید وجود ندارد، سند مورد احترام است. نمونه نهایی در نظر گرفته می شده توسط دو امضای الکترونیکی امضا شود. نسخه های سند CE بر روی سرور ذخیره می شود و برای مشاهده در دسترس هستند. هنگامی که نمونه داده شده است وضعیت فعلی، به اصلاح سند کار نخواهد کرد. قرارداد نا امید با توجه به وضعیت "لغو شود". در اینجا نحوه ایجاد اسناد الکترونیکی بین سازمان.

تجهیزات

چه برای اسناد الکترونیکی بین سازمان مورد نیاز است؟ در مرحله اول، شما باید یک ارائه دهنده خدمات را انتخاب کنید و به نصب نرم افزار خاص برای تبادل اطلاعات. در مرحله دوم، با هر متقابل که با آن سازمان در نظر دارد برای انجام ایمیل، شما نیاز به ثبت "توافقنامه در تبادل اسناد الکترونیکی است."

همچنین لازم است به ایجاد سرور EDI که برای ذخیره تمام اسناد و مدارک. می تواند به عنوان تجهیزات مشتری، و "ابر" ذخیره سازی می شود. دسترسی به داده ها از خارج از سیستم را از طریق نرم افزار است که بر روی تجهیزات سازمان نصب شده است. تعامل کامپیوتر با سرور است بیش از HTTP با رمزگذاری SSL انجام 128. دسترسی به اسناد است که تنها از طریق رابط های نرم افزار و بعد از گذراندن احراز هویت انجام شده است.

پروژه EDC

روند پروژه اتوماسیون می توانید از چند ماه تا چند سال به طول انجامد. مدت به طور مستقیم در تعدادی از فرآیندهای که نیاز اتوماسیون، منابع و ظرفیت های مالی از سازمان بستگی دارد. مدار مختصر اجرای EDC شرح زیر است:

• ایجاد یک گروه کاری.
• سازند از اهداف، ضرب العجل ها و بودجه.
• در این مطالعه از فرآیندهای موجود.
• توسعه کار.
• سیستم Vyrob ویراست.
• امضای توافقنامه در اجرای SED.
• تصویب مقررات.
• پر کردن دایرکتوری سیستم.
• آموزش کارکنان.
• انجام آزمایش های اولیه.
• انتشار در اجرای دستور SED.
• توسعه بیشتر از قوانین نرم افزار و کار.
• راه اندازی پروژه آزمایشی.
• انتقال در مقیاس کامل به ویراست.

خطاهای اجرای EDI

در این روند از اتوماسیون اسناد باید توجه ویژه ای به فرآیندهای که در آن قانون نیاز به حضور یک حامل مقاله داده شده است. اسناد کاغذی تکراری الکترونیکی غیر ممکن است. این قابل توجهی کند می روند کار و ایجاد یک نگرش منفی نسبت به اتوماسیون در کل روند. برای اجرای یک کار دو هیچ کس پرداخت.

در روند اجرای مقررات جدید باید توسعه یافته به کار با اسناد، آموزش کارکنان، و تنها پس در اجرای کامل کنند. این را می توان تنها به دست آورد اگر برای انتقال به کارکنان از مزایای استفاده از فن آوری های جدید.

یکی دیگر از اشتباهات رایج - مطالعه فقیر به نیازهای SED. اگر کاربران به کار در یک سیستم مشی پیکربندی، و سپس EDI روند از آن اتخاذ در سازمان متفاوت است.

اسناد الکترونیکی بین سازمان: جوانب مثبت و منفی

مزایا:

• کاهش به جلو اسناد اصلی توسط هزینه های ایمیل.
• صرفه جویی در فضا برای ذخیره سازی اسناد. آن است که همه به صورت الکترونیکی ذخیره می شود.
• آسان برای استفاده. ارسال سند از یک محل واحد انجام شده است. جستجوی سریع یک سند انجام شده توسط وضعیت (ارسال، دریافت و پذیرفته شده توسط R. D.).
• تحویل فوری. تمام اطلاعات می شود به گیرنده در چند ثانیه ارسال می شود.
• این سند می تواند به از انقضای ذخیره سازی آن در سیستم نمی شود از دست داده است.

معایب:

• برای استفاده از محصول شما باید یک مجوز که هزینه پول خرید.
• ارتباط برقرار اغلب تنها بین شرکت کنندگان از همان سیستم.
• اسناد الکترونیکی بین سازمان در 1C یا با استفاده از هر نرم افزار دیگر از طرح قبلا مورد استفاده قرار، متفاوت است. با مقدمه ای از الگوریتم جدید، تمام کارکنان سوالی در مورد انجام کسب و کار.
• تجهیزات فنی. قبل از معرفی سازمان EDI نیاز به خرید تجهیزات و برای آماده سازی کارکنان برای مدیریت سیستم جدید است.
• EDM با استفاده از امضای الکترونیکی انجام می شود، اعتبار که 1 سال است. آن را به نظارت و سرعت به روز رسانی گواهینامه های لازم است. همچنین لازم است برای کنترل اقدامات گواهی پیمانکاران، برای جلوگیری از مشکلات با مالیات.

مقررات قانونی

چه اعمال هنجاری اسناد الکترونیکی بین سازمان تنظیم شده است؟ قوانین روسیه شامل قانون فدرال №63 «در امضای الکترونیکی"، قواعد اسناد در خدمات مالیاتی فدرال در جهت از وزارت مالیه تعداد MMV-7-2 / 168 ثبت شده است. سازمان های EDI بین سفارشات بر اساس 50N مالی №. شرایط استفاده از اسناد حسابداری اولیه تبادل در قالب الکترونیکی مقرر در خدمات مالیاتی فدرال شماره سفارش MMV-7-6 / 36 @. همه اپراتورها در فعالیت های فرآیند EDM باید توسط سفارش از خدمات مالیاتی فدرال № هدایت MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

اسناد الکترونیکی بین سازمان "VLSI" می دهد مشتریان مزایای زیر است:

• می توانید اسناد به هر سازمان است که در قلمرو فدراسیون روسیه ثبت نموده است. اگر طرف مقابل یک حزب به "VLSI" سیستم، کارمند به سادگی با یک نماینده از سازمان تماس بگیرید و آن ارسال خواهد شد به پست الکترونیکی دعوت به شرکت در سیستم. بلافاصله پس از تایید تبادل اطلاعات بین شرکت کنندگان خواهد شد بدون واسطه انجام شده است.
• نصب نرم افزار بر روی یک کامپیوتر لازم نیست. به اندازه کافی به نسخه فعلی از مرورگر شما و دسترسی به اینترنت.
• برای کار با این داده ها می کند یک برنامه خاص نیاز ندارد. اگر این گزارش در اصل در نرم افزار شخص ثالث، مانند 1C آماده شد، ممکن است برای پیکربندی ادغام با "VLSI" سیستم.
• فرم استاندارد سند تنظیم نشده است. شما می توانید متن، فایل های صفحه گسترده، تصاویر و غیره را ارسال کنید. D.

SKB "ها Kontur"

یکی از توسعه دهندگان نرم افزار برای اولین بار در روسیه نیز در تامین تجهیزات، که از طریق آن اسناد الکترونیکی بین سازمان های درگیر. "کانتور" DiaDoc را به ایجاد یک سیستم است که توسط آن تبادل اسناد الکترونیکی است. یکی از ویژگی های این سیستم این است که دسترسی به داده ها می تواند در حالی که در خارج از کشور به دست آورد. برای این منظور شرکت در تعرفه های رومینگ توسعه یافته است. اگر مورد نظر، دسترسی به داده ها از طریق API تک.

به چه نیاز دارید؟

برای اتصال EDI، شرکت نیاز به خرید:

• نرم افزار دارای مجوز؛
• سرور؛
• ارتقاء تجهیزات؛
• آموزش کارکنان؛
• سفارشی کردن و ادغام ECM برای استفاده با برنامه های داخلی.

این سرمایه گذاری نیاز به پیاده سازی به منظور اتصال اسناد الکترونیکی بین سازمان؟ گنجاندن در هزینه مشاوره پشتیبانی فنی، و به روز رسانی نرم افزار SED - مرحله دوم از سرمایه گذاری. این هزینه ها مجبور به پرداخت ماهانه.

نتیجه

مبتنی بر کاغذ به جای ایمیل رسد. این نه تنها باعث کاهش هزینه های سازمان برای انجام فرآیندهای، بلکه افزایش بهره وری از کسب و کار به عنوان یک کل. برای EDI موفقیت عملکرد، شما نیاز به وضوح تدوین و فرموله کردن اهداف و اجرای سیستم برای تنظیم تجهیزات به درستی.